Úschova účetních dokladů

Účetní jednotky mají podle zákona o archivnictví za povinnost uschovávat účetní doklady za minulé účetní období. Jak dlouho musejí účetní jednotky doklady archivovat podle zákona o DPH a podle zákona o účetnictví?

Úschova dokladů podle zákona o účetnictví

Zákon o účetnictví v § 31 a 32 udává, jak dlouho musí účetní jednotka archivovat doklady:

• 5 let – účetní doklady, knihy, inventurní soupisy, odpisové plány, účtový rozvrh a účetní záznamy, které ÚJ dokládají vedení účetnictví (např. mzdové listy nebo daňové doklady)
• 10 let – účetní závěrka a výroční zpráva

Úschova dokladů při vedení daňové evidence

Pokud účetní jednotka nevede účetnictví, ale daňovou evidenci, zákonem o účetnictví se neřídí, ale musí archivovat doklady pro účely kontroly finančního úřadu, a to 3 roky od termínu pro podání daňového přiznání. Za určitých podmínek stanovených zákonem se tato lhůta prodlužuje o dalších 10 let.

Úschova dokladů podle zákona o DPH

Zákon o DPH stanovuje v § 35, že osoba povinná k této dani musí archivovat účetní doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. U dokladu musí prokázat věrohodnost jeho původu a doklad musí mít neporušení obsah a čitelné údaje. Daňové doklady může účetní jednotka převést z listinné podoby do elektronické a naopak. U elektronické archivace musí být daňový doklad opatřen elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou.

Úschova dokladů v případě zaměstnavatelů

Jestliže je podnikatel současně zaměstnavatelem, archivuje doklady podle předpisů sociálního zabezpečení a zákoníku práce. Jeho povinností je uschovávat:

• 3 roky – stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků
• 5 let – účetní záznamy – druh, vznik a skončení pracovního poměru, záznamy o úrazech a nemocech z povolání, záznamy o evidenci pracovní doby
• 10 roků – záznamy u poživatelů starobního nebo invalidního důchodu a mzdové listy pro poživatele starobního důchodu
• 30 roků – mzdové listy zaměstnanců

18 únor 2017